派遣業務調査表：会議編

アデ○さんがやられてから派遣会社その社員の派遣先も敏感になっている今日この頃。派遣先から派遣元に対して、契約内容と実際の業務にはどの程度の差が出ているのかを調査するよう依頼が飛んで行った模様。というのを私は先月の17日に知ったのですが、待てど暮らせど派遣元が何もよこさないので、メールを送ったら、その数分後携帯が鳴って「勘違いして送っていなかったので今から送ります。月曜には返送下さい」と調査表が送られてきました。

記入サンプルも付いていたのでそのまま送りますねってことで付いていたんですが…サンプルが凄かった。

サンプルを見る前に、適当にさくさく書き始めたのですが、途中気になってサンプルのタブを見たら

(1) 具体的な業務内容：会議準備(資料コピーと配布など) 1日の業務比率：50%

何この内容。

会議準備とは；
【主催する場合】
(1) 話し合いたい内容をまとめて、必要であれば事前資料を作成
(2) 会議に必要なメンバーを決めて、各メンバーの上長にOKを貰う(本当にその人を担当者として指名していいのかの確認)
(3) メーラーのカレンダー機能など、メンバーのスケジュールを確認。空いている時間帯を選んで、人数が少なければ、メンバーにその時間に会議を設定して良いか確認。
(4) 会議室を予約
(5) Agendaを作成して、invitation(事前資料を添付)を送る
(6) 会議進行
(7) 終了後は結果を上長に報告
(8) 議事録を作成し、参加メンバーに送信。必要であれば各人のアクションとその期日を記載したアクションプランも同時に作成して送信。アクションのスケジュール管理ももし自分のアクション範疇であれば管理する。

【参加する場合】
(1) Agendaがある場合、下調べをして、自分のポジションからその問題をどう捉えるのか、自分の分野にはどういう問題に発展する可能性があるのか、解決案としてどのような方向で持って行きたいとか、どうアクション取るかなどを明確にした上で、上長に相談。本当にその方向で持って行って良いのかの確認を取る(社員は要らないステップかもですが、派遣社員はあくまでそこの従業員ではないので、何か勝手に判断し進めて失敗しても責任が取れないので上長に確認をとるのは大事)。必要であれば事前資料を作成して共有フォルダに突っ込むとか、数部だけ印刷して持って会議へGO。
(2) 会議での結論を上長に報告。必要であれば計画の軌道修正。
(3) 問題解決に向けてのアクション開始。随時進展があれば上長にレポート。
(4) 自分で解決出来ない問題であれば、そう判断した段階で即、上長へescalate。SOS発信。出来そうなら最後まで終えて、完了の報告をする。

という認識だったので、「具体的な業務」に「会議準備(資料の準備)」と書いたのを即刻修正しました。コピー配布しているだけとか思われたら厭なんだもん。とか云ってみる。

「派遣社員って気楽そうで良い」って云われるのを否定し続けているのだけれど(最近は契約解除されてないか心配されてるけど)、なるほど、こういう業務のイメージなのか。