議事録作成。

工場長秘書Mさんから頂戴してしまった供給管理にまつわる月一会議の議事録作成のお仕事も今月で3回目。

参加者がdepartment managerやsection manager、supply manager、production managerなどなど取り敢えずmanagerの肩書きの付いていない参加者は私一人なので毎度肩見せまい(笑)内容が内容なだけに議事録を作成後、うちの課長と部長両名に内容の確認をしてもらってからでないとdraft送信が出来ません。

2時間半〜3時間の会議の議事録を作成するのに2時間近く掛かるとかorz 19時前に終わり、そこから議事録作成開始なので、この会議の日はどうやっても早く帰れない。ぎゃふん。

本当は会議中にリアルタイムで議事録作成を開始してしまえば良いのかもしれませんが、如何せん、自分の担当工場の製品じゃないものの議題は何が問題になっているのか、気をつけないと本当に分からなくなるので、事前に相手の工場の人が作成した資料を全部目を通して、そこにペンで議事録に書くべきことをごりごり書き込んで、終わった後にパソ子にまとめ乍ら書いて行くという。

でも流石に3回目の作成なので、今回はスムーズに出来ました。良かったー。

前は、議題のバックグラウンドが全く分からないところからの議論開始だったので、聞き取った内容が、何を意味するのかが分からず、課長に説明を受けないといけなかったのですが、今回は全部一人で作成でき、上長からの訂正も無く仕上がりました。

仕事は出来て当然、出来なきゃ叱られるだけなのですが、「Mさんの議事録よりも内容がしっかり書けていて、分かりやすい。良かったです」と珍しく褒められてみました。

来月の目標は、2時間近く掛かっている作成時間をMさんと同じく1時間半程度に短縮すること。

最終目標は会議中に同時進行で議事録を作成、会議終了1時間以内にdraftを完了、課長部長の内容確認をして頂いて、会議のあった日の内にdraftを参加者に送信したいです。慣れればやってやれなくない筈だと思います。

各国の人の英語の発音は色々で、フランス人の英語は普段から聞く機会があるので問題無いにせよ、他の国のは聞き取り辛いのが多いなあと思っていたんですが、思えば、こんなに色んな発音の英語を一日で聞ける機会ってそうそうそこら辺には転がっていないんですよね。

使う単語も個人差があって。そうか、こういう時、こういうフレーズも使うのかー…と毎回新鮮な何かがあって、議事録作成が無ければ本当に楽しい2時間半なんだよなあ、と思う今日この頃。