派遣業務調査表：会議編

アデ○さんがやられてから派遣会社その社員の派遣先も敏感になっている今日この頃。派遣先から派遣元に対して、契約内容と実際の業務にはどの程度の差が出ているのかを調査するよう依頼が飛んで行った模様。というのを私は先月の17日に知ったのですが、待てど暮らせど派遣元が何もよこさないので、メールを送ったら、その数分後携帯が鳴って「勘違いして送っていなかったので今から送ります。月曜には返送下さい」と調査表が送られてきました。

記入サンプルも付いていたのでそのまま送りますねってことで付いていたんですが…サンプルが凄かった。

サンプルを見る前に、適当にさくさく書き始めたのですが、途中気になってサンプルのタブを見たら

(1) 具体的な業務内容：会議準備(資料コピーと配布など) 1日の業務比率：50%

何この内容。

会議準備とは；
【主催する場合】
(1) 話し合いたい内容をまとめて、必要であれば事前資料を作成
(2) 会議に必要なメンバーを決めて、各メンバーの上長にOKを貰う(本当にその人を担当者として指名していいのかの確認)
(3) メーラーのカレンダー機能など、メンバーのスケジュールを確認。空いている時間帯を選んで、人数が少なければ、メンバーにその時間に会議を設定して良いか確認。
(4) 会議室を予約
(5) Agendaを作成して、invitation(事前資料を添付)を送る
(6) 会議進行
(7) 終了後は結果を上長に報告
(8) 議事録を作成し、参加メンバーに送信。必要であれば各人のアクションとその期日を記載したアクションプランも同時に作成して送信。アクションのスケジュール管理ももし自分のアクション範疇であれば管理する。

【参加する場合】
(1) Agendaがある場合、下調べをして、自分のポジションからその問題をどう捉えるのか、自分の分野にはどういう問題に発展する可能性があるのか、解決案としてどのような方向で持って行きたいとか、どうアクション取るかなどを明確にした上で、上長に相談。本当にその方向で持って行って良いのかの確認を取る(社員は要らないステップかもですが、派遣社員はあくまでそこの従業員ではないので、何か勝手に判断し進めて失敗しても責任が取れないので上長に確認をとるのは大事)。必要であれば事前資料を作成して共有フォルダに突っ込むとか、数部だけ印刷して持って会議へGO。
(2) 会議での結論を上長に報告。必要であれば計画の軌道修正。
(3) 問題解決に向けてのアクション開始。随時進展があれば上長にレポート。
(4) 自分で解決出来ない問題であれば、そう判断した段階で即、上長へescalate。SOS発信。出来そうなら最後まで終えて、完了の報告をする。

という認識だったので、「具体的な業務」に「会議準備(資料の準備)」と書いたのを即刻修正しました。コピー配布しているだけとか思われたら厭なんだもん。とか云ってみる。

「派遣社員って気楽そうで良い」って云われるのを否定し続けているのだけれど(最近は契約解除されてないか心配されてるけど)、なるほど、こういう業務のイメージなのか。

ストレス発散

朝も会議で、昼過ぎもノートPCを片手に会議を渡り歩いて、やっとこ席に戻ったらもう19:30過ぎてるとか笑えないからー。routine workも手つかずで定時来るとがっくり。しかも19:30の段階で、至急の問い合わせがあって、海外に電話しまくり。一段落付いた頃には21:30。午後の会議も全部海外工場相手で、何とも今日は英語ばっかりな日でしたが(元々メールとかチャットは英語がメインですが「聞いて話す」が無いとあんまり英語漬けな感じがしない)、19:30以降の電話は全員身近な方々だったので、妙にすっきり。

一人はちょっと距離を感じている人だったのですが、一対一で話をしたら、意外にきさくなおばちゃん(実際はおばあちゃんっぽいらしいですが…)でした。

電話会議とかで、日本側に日本人が居て、その中で自分が英語を話すというのはとっても厭なのですが、一対一は何にもストレスがないことを改めて感じました。

きっと「帰国子女なのに、その程度？」とか思われたらどうしよう、とか不要な心配が多いんだと思う。心配するなら心配しないで良いようにトレーニングしろって話なんですよねorz

大胆な会社

今年度、自分が発注した製品の売上は約500億円なんですって。額が大き過ぎてなんだかよく分かりません。

いくら非正規雇用者に任せていい仕事とそうでない仕事を規定した規約が社内にないからって、なんて大胆な会社なんだ…。

I don't like this

最近急激に仕事の有り様が変わってきました。日本独自のやり方はやめて、Global Standardに則った手順で仕事をしましょうと、イギリス本社側からの強い改革へのpushが効いています。その影響を今一番受けている部署は明らかにうちです。海外への窓口でもありますしね。

最近の仕事の仕方は本当にストレスフルで、急激な変化に周囲の部署が追いつかずに衝突することも増えました。

この波は、海外siteにも及んでいます。本当はこんな交渉したくないのに、ということもします。「気乗りがしないならいつでも云って、私がやるから。こういう交渉をすれば今まで良い関係にあった海外の担当者ともuncomfortableになるから、厭なら遠慮なく云って」とIrishの上司は云うけど、今までcommunicationを密にして良好な関係を築いてきたからこそ、その人との話は他の人に投げてしまいたくないという気持ちもあります。

電話会議は最近はそのIrishの人がメインで話を進め、私はアシスタントに徹していますが、直接口には出さなくても相手の"i'm not happy with that"的な空気がひしひしと感じられます。メール上はccに色んな人がいるので、お互いちょっと微妙な空気ですが、chatや個人の電話では相も変わらずです。

「最近のhardshipは誰かが呪いを掛けたんじゃないかしら」と云い「i don't like this, i really hate how we deal our issues recently」と云った時の彼女の表情が目に見えるようでした。

私だって最近のやり方には不満があるさ。妙に殺伐としていて、電話会議をしていても、「これは議論とか会話って呼べるの？」的な話しかしていない気がする。

三者居て三者ともhappyになれない仕事っぷりなんか…と思うけれど、これを推進して行けば仕事はもっと楽になると上司は云う。皆が納得のいく結果が出なかったら、今のこの苦しさは報われない。

この方向で走った先にはどんな明るい未来があるのかを説明し、何がしたいのかという夢を語って、部下にもその方向で走りたいと思わせるようにするのは管理職の仕事でもあると思っているのだけど、それは違っているのか。

why so hard to communicate?

日本人同士、日本語で話している筈なのに、どうしてこうもその内容解釈に差が出るのか。その時はお互い話が通じている気になっているのに、頭の中に描いているものが違っている。お互い持っている前提条件が違うのに、その差に気付かない。こういう状況なら、こういう対応をするのが当然、と思っているから確認しない。同じ会社であるのに、部署が違うだけで既にその「当然」の食い違いが多い。国民性がどうとか云う問題ではなく、そもそも相手を理解しようと云う気持ちが足りていないのか、相手の仕事内容に関心を持っていないのか、はたまた…